Nhiệm vụ của Thư ký Tòa án trong vụ án hành chính

Nhiệm vụ của Thư ký Tòa án trong các ngành Luật đều có đặc thù riêng biệt. Trong đó, Nhiệm vụ của Thư ký Tòa án trong vụ án hành chính, bao gồm:

Kỹ năng của thư ký tòa án trong vụ án hành chính

Trình tự tố tụng trong giải quyết vụ án hành chính về cơ bản cũng giống như trình tự giải quyết vụ án dân sự, tức là cũng bao gồm các giai đoạn khởi kiện, thụ lý vụ án, chuẩn bị xét xử và xét xử vụ án tại tòa án cấp sơ thẩm, phúc thẩm.

Sự khác biệt giữa tố tụng hành chính với tố tụng dân sự thể hiện chủ yếu ở các bước tiến hành tố tụng và các hoạt động tố tụng cụ thể trong mỗi giai đoạn tố tụng; và sự khác biệt đó xuất phát từ tính đặc thù về đối tượng của quyền tài phán hành chính, là quyết định hành chính, hành vi hành chính.

Với chức năng của mình, Thư ký Tòa án vừa là người thực hiện các hoạt động nghiệp vụ theo sự phân công của Chánh án Tòa án và khi được phân công tiến hành tố tụng trong vụ án hành chính, Thư ký Tòa án giúp việc cho Thẩm phán trong quá trình tiến hành tố tụng đối với vụ án. Dù với tư cách nào, thì những việc mà Thư ký Tòa án phải thực hiện trong vụ án hành chính, nhìn chung cũng giống như trong các loại vụ án khác; và được phân chia theo các giai đoạn tiến hành tố tụng.

3.1. Kỹ năng của Thư ký Tòa án trong thụ lý vụ án hành chính.

Những công việc mà Thư ký Tòa án phải thực hiện trong giai đoạn thụ lý vụ án hành chính cũng bao gồm: tiếp nhận, xử lý hồ sơ khởi kiện và tiến hành thủ tục thụ lý vụ án.

– Tiếp nhận, xử lý hồ sơ khởi kiện.

Theo quy định tại Điều 106 Luật tố tụng hành chính (LTTHC), hồ sơ khởi kiện có thể được gửi cho Tòa án qua bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại Tòa án. Việc tiếp nhận, xem xét, xử lý hồ sơ khởi kiện, tiến hành các thủ tục thụ lý vụ án hành chính được thực hiện tương tự như đối với vụ án dân sự.

Để xử lý tốt hồ sơ khởi kiện vụ án hành chính, trước hết Thư ký Tòa án phải nắm vững đặc điểm của tố tụng hành chính. Tố tụng hành chính là pháp luật quy định về trình tự, thủ tục tài phán Tòa án đối với các tranh chấp hành chính giữa công quyền với cá nhân, tổ chức, nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức, góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước.

Đối tượng của tài phán hành chính là quyết định hành chính, hành vi hành chính (khoản 1, 2 Điều 3 LTTHC).

Khi nhận được hồ sơ khởi kiện của người khởi kiện, Thư ký Tòa án phải kiểm tra các điều kiện khởi kiện, như quyền khởi kiện (Điều 103 LTTHC), thẩm quyền của Tòa án (Điều 28 đến Điều 31 LTTHC), thời hiệu khởi kiện (Điều 104 LTTHC), đơn kiện (Điều 105 LTTHC) và các tài liệu chứng cứ kèm theo đơn kiện.

Lưu ý: Luật tố tụng hành chính năm 2010 có nhiều quy định mới so với Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính năm 1996; đặc biệt là các quy định về quyền khởi kiện, điều kiện khởi kiện và thẩm quyền của Tòa án. Do đó, để xử lý hồ sơ khởi kiện và đề xuất xử lý chính xác, Thư ký Tòa án cần nghiên cứu nắm vững các quy định của LTTHC, Nghị quyết số 56/2010/QH12 ngày 24/11/2010 của Quốc hội, Nghị quyết số 01/2011/NQ-HĐTP ngày 29/7/2011 và Nghị quyết số 02/2011/NQ-HĐTP ngày 29/7/2011 của Hội đồng Thẩm phán TANDTC hướng dẫn thi hành Nghị quyết của Quốc hội và hướng dẫn thi hành LTTHC.

Một trong những nội dung mới và rất quan trọng của LTTHC so với Pháp lệnh năm 1996 là quy định về đối tượng khởi kiện tại Điều 28 của LTTHC. Theo quy định của Điều 28 LTTHC, đối tượng khởi kiện vụ án hành chính là quyết định hành chính, hành vi hành chính, quyết định giải quyết khiếu nại về quyết định xử lý vụ việc cạnh tranh. Để xác định đúng quyết định hành chính, hành vi hành chính là đối tượng khởi kiện, Thư ký Tòa án nhất thiết phải nghiên cứu, nắm vững nội dung hướng dẫn tại Điều 1 Nghị quyết số 02/2011/NQ-HĐTP ngày 29/7/2011 của Hội đồng Thẩm phán TANDTC.

Trong trường hợp nhận thấy đơn kiện chưa đáp ứng yêu cầu, Thư ký Tòa án cần báo cáo ngay với Chánh án đề xuất việc yêu cầu người khởi kiện sửa chữa, bổ sung đơn kiện; đồng thời căn cứ vào quy định của khoản 1 Điều 105 và hướng dẫn tại Điều 13 của Nghị quyết số 02/2011/NQ-HĐTP để soạn thảo văn bản yêu cầu người khởi kiện sửa chữa, bổ sung đơn kiện.

3.2. Kỹ năng của Thư ký Tòa án trong giai đoạn chuẩn bị xét xử

Sau khi được phân công giải quyết vụ án hành chính, Thẩm phán tiến hành các công tác chuẩn bị, như lập hồ sơ vụ án, nghiên cứu hồ sơ vụ án và chuẩn bị các điều kiện đảm bảo khác cho việc xét xử vụ án tại phiên tòa.

Điều 113 của LTTHC quy định nhiệm vụ, quyền hạn của Thẩm phán khi lập hồ sơ vụ án là: thông báo về việc thụ lý vụ án, yêu cầu đương sự giao nộp tài liệu chứng cứ, xác minh, thu thập chứng cứ.

Quá trình tiến hành tố tụng, Thư ký Tòa án giúp Thẩm phán thực hiện các hoạt động tố tụng thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Thẩm phán, khi được Thẩm phán yêu cầu. Những hoạt động tố tụng mà Thư ký Tòa án có thể được Thẩm phán phân công thực hiện bao gồm:

– Thông báo về việc thụ lý vụ án: Thư ký Tòa án căn cứ quy định tại Điều 114 LTTHC để soạn thảo Thông báo về việc thụ lý vụ án, gửi cho người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan và Viện kiểm sát cùng cấp.

Kỹ năng soạn thảo Thông báo về việc thụ lý vụ án trong vụ án hành chính, trách nhiệm và tác nghiệp của Thư ký Tòa án sau khi gửi thông báo cũng được thực hiện như đối với giải quyết vụ án dân sự.

– Yêu cầu đương sự giao nộp chứng cứ: Để có đủ chứng cứ làm cơ sở cho việc giải quyết vụ án hành chính, Thẩm phán sẽ phải yêu cầu đương sự giao nộp những tài liệu chứng cứ cần thiết; hoặc đương sự đã giao nộp chứng cứ, nhưng chưa đủ, thì Thẩm phán yêu cầu đương sự giao nộp bổ sung chứng cứ.

Thư ký Tòa án soạn thảo Thông báo về việc giao nộp chứng cứ hoặc Thông báo giao nộp bổ sung chứng cứ để Thẩm phán ký. Khi soạn thảo văn bản thông báo, Thư ký phải căn cứ quy định tại Điều 72 của LTTHC để xác định trách nhiệm cung cấp chứng cứ và các loại tài liệu, chứng cứ mà người khởi kiện, người bị kiện hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có nghĩa vụ phải cung cấp.

– Xác minh, thu thập chứng cứ: Theo quy định tại khoản 2, 3 của Điều 78 LTTHC, nếu thấy cần thiết, hoặc theo yêu cầu của đương sự khi họ không thể tự xác minh thu thập được chứng cứ, hoặc theo yêu cầu của Viện kiểm sát nhân dân, Thẩm phán sẽ tiến hành việc xác minh thu thập, chứng cứ. Các biện pháp xác minh, thu thập chứng cứ trong vụ án hành chính cũng giống như trong vụ án dân sự.

Kỹ năng của Thư ký Tòa án trong quá trình xác minh thu thập chứng cứ đối với vụ án hành chính cũng giống như đối với vụ án dân sự.

– Bảo quản, chuyển giao hồ sơ vụ án: Thư ký Tòa án có trách nhiệm bảo quản hồ sơ vụ án và chuyển giao hồ sơ vụ án theo yêu cầu của Thẩm phán. Riêng đối với việc chuyển giao hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát, thì căn cứ quy định tại Điều 23 và Điều 124 LTTHC, Thư ký Tòa án phải chuẩn bị hồ sơ vụ án và chuyển cho Viện kiểm sát nhân dân cùng cấp cùng với việc gửi Quyết định đưa vụ án ra xét xử; thời hạn nghiên cứu hồ sơ vụ án của Viện kiểm sát là 15 ngày.

– Soạn thảo Quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án hành chính, Quyết định đưa vụ án ra xét xử. Khi có căn cứ để tạm đình chỉ giải quyết vụ án theo quy định tại Điều 118 hoặc đình chỉ giải quyết vụ án theo quy định tại Điều 120 LTTHC, hoặc khi không có căn cứ để tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án, Tòa án sẽ ra Quyết định tạm đình chỉ hoặc Quyết định đình chỉ giải quyết vụ án hành chính, hoặc Quyết định đưa vụ án ra xét xử. Theo sự phân công của Thẩm phán, Thư ký tiến hành soạn thảo các quyết định nói trên. Kỹ năng soạn thảo và ban hành các quyết định cũng giống như trong vụ án dân sự.

3.3. Kỹ năng của Thư ký Tòa án tại phiên tòa hành chính sơ thẩm

– Khi khai mạc phiên tòa

Những việc Thư ký Tòa án phải làm trước và sau khi khai mạc phiên tòa, trong vụ án hành chính cũng giống như trong vụ án dân sự. Cần lưu ý là trong vụ án hành chính, người đại diện của người bị kiện tham gia tố tụng thường là người có chức vụ trong cơ quan, tổ chức hành chính. Do đó, khi kiểm tra sự có mặt của những người được triệu tập tham gia phiên tòa, Thư ký Tòa án phải nắm được chính xác họ tên, chức vụ và tư cách tham gia tố tụng của người đó để báo cáo Hội đồng xét xử sau khi Chủ tọa khai mạc phiên tòa.

– Ghi biên bản phiên tòa: Biên bản phiên tòa được ghi theo quy định của Điều 140 LTTHC.

Ngoài những yêu cầu chung của việc ghi biên bản phiên tòa như trong vụ án dân sự, Thư ký Tòa án cần lưu ý nắm vững hướng dẫn tại Điều 16 Nghị quyết số 02/2011/NQ-HĐTP ngày 29/7/2011 của Hội đồng Thẩm phán TANDTC về trường hợp Hội đồng xét xử quyết định cho tạm ngừng phiên tòa theo quy định của Điều 126 LTTHC. Quá trình ghi biên bản phiên tòa, khi có diễn biến có thể dẫn đến việc phải tạm ngừng phiên tòa, Thư ký Tòa án phải ghi kịp thời, đầy đủ diễn biến đó, ghi đầy đủ yêu cầu của người khởi kiện, người bị kiện, hoặc người tham gia tố tụng khác và ý kiến của Hội đồng xét xử về việc tạm ngừng phiên tòa.

– Sau phiên tòa

Kỹ năng của Thư ký Tòa án sau phiên tòa hành chính sơ thẩm về cơ bản cũng giống như trong vụ án dân sự. Đối với vụ án hành chính, Thư ký Tòa án phải lưu ý một số nội dung sau:

+ Về việc cấp trích lục án, bản án quy định tại Điều 166 LTTHC; cụ thể là:

Trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc phiên tòa, đương sự được Tòa án cấp trích lục bản án.

Trong thời hạn 7 ngày, kể từ ngày tuyên án, Tòa án phải cấp, gửi bản án cho đương sự, Viện kiểm sát cùng cấp.

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hết thời hạn kháng cáo, kháng nghị mà không có kháng cáo, kháng nghị, Tòa án cấp, gửi bản án đã có hiệu lực pháp luật cho các đương sự, Viện kiểm sát cùng cấp, cơ quan thi hành án dân sự cùng cấp, cơ quan cấp trên trực tiếp của người bị kiện.

+ Xem xét đơn kháng cáo: khi nhận đơn kháng cáo, Thư ký Tòa án phải kiểm tra việc kháng cáo có hợp lệ hay không; chú ý quy định về quyền kháng cáo, nội dung đơn kháng cáo và thời hạn kháng cáo quy định tại các Điều 174 đến Điều 177 LTTHC và hướng dẫn tại Điều 20 Nghị quyết số 02/2011/NQ-HĐTP ngày 29/7/2011 của Hội đồng Thẩm phán TANDTC.

Việc xử lý trường hợp người kháng cáo nộp đơn kháng cáo quá thời hạn quy định thực hiện như trong vụ án dân sự.

+ Về việc gửi hồ sơ vụ án và kháng cáo, kháng nghị cho Tòa án cấp phúc thẩm. Trong tố tụng dân sự, theo quy định của Điều 255 BLTTDS, thì Tòa án cấp sơ thẩm phải gửi hồ sơ vụ án, kháng cáo, kháng nghị và các tài liệu, chứng cứ kèm theo cho Tòa án cấp phúc thẩm trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn kháng cáo, kháng nghị (nếu người kháng cáo không phải nộp tiền tạm ứng án phí phúc thẩm), hoặc kể từ ngày người kháng cáo nộp cho Tòa án cấp sơ thẩm biên lai nộp tiền tạm ứng án phí phúc thẩm.

Trong tố tụng hành chính, Điều 186 LTTHC quy định thời hạn gửi hồ sơ vụ án, đơn kháng cáo, quyết định kháng nghị và các tài liệu chứng cứ cho Tòa án cấp phúc thẩm, cũng là năm ngày làm việc, nhưng thời hạn năm ngày làm việc được tính kể từ:

Ngày người kháng cáo nộp đơn kháng cáo cho Tòa án cấp sơ thẩm, nếu người kháng cáo được miễn hoặc không phải nộp tiền tạm ứng án phí phúc thẩm;

Ngày người kháng cáo xuất trình biên lai nộp tiền tạm ứng án phí phúc thẩm, nếu người kháng cáo phải nộp tiền tạm ứng án phí phúc thẩm;

Ngày Tòa án cấp sơ thẩm nhận được quyết định kháng nghị của Viện kiểm sát.

3.4. Kỹ năng của Thư ký Tòa án tại Tòa án cấp phúc thẩm.

Kỹ năng của Thư ký Tòa án tại Tòa án cấp phúc thẩm trong vụ án hành chính, về cơ bản cũng giống như trong vụ án dân sự, như thụ lý vụ án, chuyển hồ sơ vụ án cho Viện kiểm sát nghiên cứu, chuẩn bị cho việc mở phiên tòa phúc thẩm, thực hiện nhiệm vụ tại phiên tòa phúc thẩm và sau phiên tòa phúc thẩm.

Một số nội dung cần lưu ý trong vụ án hành chính:

– Theo quy định của Điều 180 và Điều 184 LTTHC, người được thông báo về việc kháng cáo, kháng nghị có quyền gửi ý kiến bằng văn bản của mình cho Tòa án cấp phúc thẩm. Do đó, sau khi thụ lý vụ án ở cấp phúc thẩm, khi đương sự gửi hoặc nộp cho Tòa án văn bản ghi ý kiến của họ, Thư ký Tòa án tiếp nhận, nghiên cứu sơ bộ nội dung văn bản ghi ý kiến của đương sự, trình Thẩm phán xem xét và đưa vào hồ sơ vụ án.

– Theo quy định tại Điều 189 LTTHC, trước khi mở phiên tòa hoặc tại phiên tòa phúc thẩm, người kháng cáo, Viện kiểm sát kháng nghị, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến kháng cáo kháng nghị, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự có quyền bổ sung chứng cứ mới.

Tòa án có thể tự mình hoặc theo yêu cầu của đương sự tiến hành xác minh chứng cứ mới.

Căn cứ quy định nêu trên, trước khi mở phiên tòa phúc thẩm, nếu có đương sự hoặc Viện kiểm sát nộp hoặc gửi cho Tòa án chứng cứ mới, Thư ký Tòa án tiếp nhận, kiểm tra, ghi sổ, cấp giấy biên nhận cho đương sự và báo cáo ngay với Thẩm phán chủ tọa phiên tòa; sau đó, đánh số bút lục và đưa vào hồ sơ vụ án.

Trong trường hợp Thẩm phán phân công tiến hành xác minh chứng cứ hoặc tham gia việc xác minh chứng cứ, thì Thư ký Tòa án thực hiện công tác chuẩn bị cần thiết theo yêu cầu của Thẩm phán chủ tọa phiên tòa.

– Gửi bản án phúc thẩm: theo quy định tại Điều 208 LTTHC, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ra bản án phúc thẩm, Tòa án cấp phúc thẩm phải gửi bản án phúc thẩm cho các đương sự, Tòa án, Viện kiểm sát đã giải quyết vụ án ở cấp sơ thẩm, Viện kiểm sát cùng cấp, cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền và cơ quan cấp trên trực tiếp của người bị kiện. (Trong tố tụng dân sự, thời hạn này không quá 15 ngày đối với trường hợp TAND cấp tỉnh xử phúc thẩm và không quá 25 ngày đối với trường hợp Tòa phúc thẩm TANDTC xét xử phúc thẩm).

——————o0o——————

Hy vọng rằng, bài viết trên cung cấp thông tin hữu ích đến bạn!

Chúc một ngày tốt lành

Nguồn: toaan.gov.vn